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1.
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Was ist das amtliche Verzeichnis?
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Mit der Änderung des Vergaberechts Anfang 2016 wurde die Möglichkeit geschaffen, dass sich Unternehmen in einem Verzeichnis eintragen lassen können, um eine rechtssichere Position gegenüber den öffentlichen Auftraggebern zu erhalten. Denn eine Eintragung hat eine Eignungsvermutung zur Folge, die von der Vergabestelle nur in begründeten Ausnahmefällen in Zweifel gezogen werden darf. 
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2.
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Warum sollte sich ein Unternehmen ins amtliche Verzeichnis eintragen lassen?
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Bieter werden sehr häufig von Vergabeverfahren ausgeschlossen, weil sie entweder Einzelnachweise vergessen haben oder diese nicht mehr aktuell sind. Diese Gefahr wird durch die Eintragung ins amtliche Verzeichnis minimiert. Zudem reduziert sich der Zeit- und Kostenaufwand für die Beibringung der Nachweise für die Unternehmen, die sich häufiger an öffentlichen Aufträgen beteiligen wollen. Die für die Eintragung relevanten Daten und Nachweise betreffen den auftragsunabhängigen Teil der Angaben. Daneben kann der öffentliche Auftraggeber noch weitere Nachweise verlangen, die sich auf den konkreten Auftrag beziehen.
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3.
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Gibt es weitere Vorteile einer Eintragung im amtlichen Verzeichnis?
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Die Angaben Eintragung ins amtliche Verzeichnis ermöglichen dem Unternehmen die Erstellung einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE), die der Bieter/Bewerber seinen Unterlagen beifügen kann, wenn er die zusätzlich auftragsbezogenen Angaben macht. Alternativ kann er eine von der Vergabestelle verwendete EEE mit seiner EEE durch technische Unterstützung ausfüllen.
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4.
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Wann kann sich ein Unternehmen ins amtliche Verzeichnis eintragen lassen?
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Die Eintragung in das amtliche Verzeichnis gemäß § 48 Abs. 8 Vergabeverordnung (VgV), § 35 UVgO setzt eine Präqualifizierung des Unternehmens bzw. des freiberuflich Tätigen voraus. Denn nur tatsächlich geeignete, zuverlässige und leistungsfähige Unternehmen dürfen von der Eignungsvermutung profitieren, die Rechtsfolge der Eintragung ist. Die Präqualifizierung führen weiterhin die bewährten Präqualifizierungsstellen – Auftragsberatungsstellen bzw. Industrie- und Handelskammern - durch, während das amtliche Verzeichnis von den IHKs geführt wird. Zentral wird die Datenbank vom DIHK verwaltet.
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5.
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Wer sind die Auftragsberatungsstellen (ABStn)?
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Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern – in einigen Fällen weitere Kammern oder auch Landesregierungen – haben vor vielen Jahren die ABStn gegründet. Ihre Aufgabe besteht in der Information, Beratung und Schulung von Unternehmen und Vergabestellen auf dem Gebiet des öffentlichen Auftragswesens (www.abst.de).
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6.
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Wie kann ich mich in Berlin präqualifizieren?
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Für die Berliner Region führt die Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen die Präqualifizierung für Unternehmen aus allen Bundesländern aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich durch. Das dort geführte Verzeichnis ist das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge (ULV). Weitere Informationen dazu gibt es unter https://ssl.stadtentwicklung.berlin.de/ULVAuskunft/index.jsp.
Die Anforderungen an die dort eingetragenen Unternehmen gehen in einigen Punkten über die Präqualifizierung durch die IHKs bzw. Auftragsberatungsstellen hinaus.
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7.
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Können darüber hinaus die öffentlichen Auftraggeber noch zusätzliche Nachweise verlangen?
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In einigen Bundesländern werden über die gängigen Nachweise hinaus noch weitere Bescheinigungen aufgrund der Landesvergabegesetze/Tariftreuegesetze z. B. zur Frauenförderung verlangt. Hierbei handelt es sich um auftragsbezogene Dokumente. Weitere auftragsabhängige Nachweise können für den speziellen Auftrag zusätzlich verlangt werden.
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8.
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Muss der öffentliche Auftraggeber das Zertifikat anerkennen?
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Nach § 48 Abs. 8 VgV muss jeder öffentliche Auftraggeber die Eintragung im amtlichen Verzeichnis anerkennen, soweit ihm nicht Gründe bekannt sind, die die Eignungsvermutung in Frage stellen.
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9.
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Gilt das amtliche Verzeichnis für alle öffentlichen Auftraggeber?
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Da das Verzeichnis im Internet allgemein zugänglich ist, können sich alle öffentlichen Auftraggeber über die eingetragenen Unternehmen informieren. § 48 Abs. 8 VgV gilt zwar nur für Vergaben, die die EU-Schwellenwerte erreichen. Im Unterschwellenbereich ist – zumindest auf Bundesebene – die Verpflichtung zur Anerkennung der Eintragung ebenfalls geregelt (§ 35 Abs. 6 UVgO). Die Bundesländer werden diese Regelung wohl übernehmen. Einzelne Auftraggeber wenden eigene Zertifizierungsverfahren an, wie z. B. die Deutsche Bahn AG.
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10.
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Können auch private Auftraggeber das Verzeichnis einsehen?
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Die allgemeinen Angaben über eingetragene Unternehmen sind auch für private – seien es andere Unternehmen, seien es Endkunden – einsehbar. Allerdings können sie nicht die hinterlegten Dokumente aufrufen. Damit ist auch der Konkurrentenschutz gewährleistet.
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11.
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Wie stellt die IHK die Aktualität der Zertifikate sicher?
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Aus der Internet-Datenbank ist die Gültigkeit des Zertifikats ersichtlich. Rechtzeitig vor Ablauf des Gültigkeitsdatums fordert die Präqualifizierungsstelle für die IHK das Unternehmen zur Aktualisierung der Einzelnachweise auf. Kommt das Unternehmen dem nicht nach, wird es automatisch aus der Datenbank gelöscht.
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12.
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Kann der öffentliche Auftraggeber die Einzelnachweise prüfen?
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Zunächst kann die Vergabestelle anhand der auf dem Zertifikat angegebenen individuellen Zertifikatsnummer auf die aufgeführten Einzelnachweise online zugreifen. Die Dokumente sind darüber hinaus physisch bei den Zertifizierungsstellen vorhanden und können dort notfalls abgerufen werden. Das gilt auch für landesspezifische Nachweise z.B. zur Tariftreue, Frauenförderung u.ä.
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13.
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Ersetzen die Eigenerklärungen nicht die im amtlichen Verzeichnis?
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Nein, denn der öffentliche Auftraggeber kann die Nachweise dann anfordern, wenn er einem Unternehmen den Zuschlag (Bestbieter) erteilen will. Wie die Erfahrung mit solchen Nachforderungen zeigt, können Unternehmen in erhebliche zeitliche Schwierigkeiten kommen, die Nachweise dann innerhalb der gesetzten Frist nachzureichen. Ein lukrativer Auftrag könnte also verloren gehen, wenn die Dokumente nicht rechtzeitig bei der Vergabestelle eingehen.
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14.
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Welche rechtlichen Grundlagen gibt es und wo sind sie zu finden?
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Das Vergaberecht ist aufgeteilt in das europäisch geprägte Recht, das für Aufträge ab den EU-Schwellenwerten gilt (die aktuellen Schwellenwerte finden Sie hier:
http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/oeffentliche-auftraege-und-vergabe.html), und das Haushaltsrecht, das für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte gilt.
- Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen
(http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/gwb/gesamt.pdf)
- Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge
(http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/vgv_2016/gesamt.pdf)
- Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
(http://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/oeffentliche-auftraege-und-vergabe.html)
Weitere Informationen auf www.abst.de
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