Über amtliches Verzeichnis

Wer kann sich in das amtliche Verzeichnis eintragen lassen ?

Nach § 48 Abs. 8 VgV können Bewerber oder Bieter aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich die Eintragung beantragen. Damit sind neben Unternehmen auch Freiberufler umfasst. Reine Bauunternehmen sind jedoch ausgeschlossen. Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis setzt eine Präqualifizierung voraus, denn nur geeignete Unternehmen, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen, können ins amtliche Verzeichnis eingetragen werden.
Für öffentliche Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte ist ebenfalls das amtliche Verzeichnis vorgesehen, § 35 Unterschwellenvergabeordnung (UVgO).

Wann wird ein Unternehmen ins amtliche Verzeichnis eingetragen ?

Für die Eintragung muss das Unternehmen nachweisen, dass es über die erforderliche Eignung verfügt und dass keine Ausschlussgründe vorliegen (s. Liste der Nachweise). Diese Voraussetzungen überprüfen die IHKs bzw. die von ihnen getragenen Auftragsberatungsstellen, die bisher schon die Präqualifizierung (pq-vol) durchgeführt haben. Die zuständigen IHKs nehmen dann die Eintragung in das amtliche Verzeichnis vor.

Unter eCertis (https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage) finden Sie die zuständigen Stellen, bei denen die erforderlichen Nachweise beantragt werden können.

Bundesweit online

Das bundesweite amtliche Verzeichnis für den Liefer- und Dienstleistungsbereich beinhaltet potenzielle Bieter oder Bewerber, die ihre Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nachgewiesen haben und von den IHKs überprüft wurden. Diese Unternehmen oder freiberuflich Tätigen können über unterschiedliche Suchkriterien, wie Name, Sitz, CPV-Code etc., gefunden werden.

Funktionsweise

Unternehmen reichen grundsätzlich einmal im Jahr bei der PQ-Stelle, die für ihren (Haupt-) Betriebssitz zuständig ist, die vorgesehenen Dokumente nach der Liste der Eignungsnachweise zur Vorprüfung ein. Nach abschließender Prüfung durch die zuständige IHK wird das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen. Bei jeder Angebotsabgabe muss jetzt das Unternehmen nur noch seinen individuellen Zugangscode angeben bzw. das Zertifikat als Kopie beifügen.

Neben den Pflichtnachweisen können weitere Nachweise z. B. zur Qualifikation des Unternehmens/freiberuflich Tätigen eingereicht werden. Diese sind ebenfalls Gegenstand der Überprüfung und sind für den öffentlichen Auftraggeber als hinterlegte Dokumente einsehbar.

Die von den IHKs überprüften Dokumente sind nur für denjenigen öffentlichen Auftraggeber einsehbar, dem das Zertifikat mit seinem spezifischen Zugangscode vorliegt. Das amtliche Verzeichnis ist jedoch allgemein zugänglich.

Die Aktualisierung des Verzeichnisses erfolgt tagesaktuell.

Verknüpfung mit der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE)

Der Antrag auf Eintragung in das amtliche Verzeichnis umfasst mehr Angaben als für die eigentliche Eintragung und Präqualifizierung notwendig sind. Denn mit den zusätzlichen Informationen kann das beantragende Unternehmen das Formular für eine EEE befüllen, die dann nur noch um die auftragsbezogenen Angaben ergänzt werden muss.

Vorteile - Ein Plus an Effizienz, Seriosität und Zuverlässigkeit

Eine Eintragung im amtlichen Verzeichnis schafft sowohl für die Unternehmen als auch für die öffentlichen Auftraggeber eine wesentlich höhere Rechtssicherheit als das Beibringen der Einzelnachweise. Formale Ausschlussgründe auch von sehr interessanten Angeboten werden durch eine Eintragung erheblich minimiert. Alle öffentlichen Auftraggeber müssen die Eintragung grundsätzlich anerkennen. Darüber hinaus reduziert sich der Kostenaufwand für beide Seiten. Während das Unternehmen, das sich häufiger an öffentlichen Aufträgen beteiligen will, grundsätzlich nur einmal jährlich die Nachweise gegenüber der PQ-Stelle bzw. der IHK aktualisieren muss, benötigt die Vergabestelle nur das Zertifikat als Nachweis, ohne die Fülle der Einzelnachweise prüfen zu müssen.

Amtliches Verzeichnis und E-Vergabe

Für E-Vergabeplattformen ist ein Service eingerichtet, der dem öffentlichen Auftraggeber, der diese Plattform für seine Vergabeverfahren nutzt, signalisiert, ob ein Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist oder nicht. Diese „Rot-Grün"-Funktion erleichtert das Finden geeigneter Unternehmen insbesondere auch im Unterschwellenbereich und schafft so für das eingetragene Unternehmen zusätzliche Vorteile.

Zugriffsschranken für die Dokumente

Das Zertifikat über die Eintragung ins amtliche Verzeichnis enthält drei Zahlenkombinationen:
a) Zertifikatsnummer
Diese Nummer ermöglicht die Suche nach dem konkreten Unternehmen und ermöglicht dadurch eine eindeutige Identifikation.
b) Zugangscode
Die Nutzung dieser Nummer führt zu einer erweiterten Detailansicht des Unternehmens und zu den hinterlegten Dokumenten.
c) Unternehmens-ID
Gibt das Unternehmen diese Ziffernfolge auf einer E-Vergabeplattform ein, soll damit die „grün-rot"-Auskunft ermöglicht werden, d. h. der öffentliche Auftraggeber kann sofort erkennen, ob das Unternehmen im amtlichen Verzeichnis eingetragen ist (grün) oder nicht (rot). Diese Funktion ist noch nicht verfügbar.