Bedingungen für die Antragstellung - Amtliches Verzeichnis

Antragstellung

Antrag auf Eintragung ins amtliche Verzeichnis

(1)

Einen Antrag auf Eintragung ins amtliche Verzeichnis gemäß § 48 Abs. 8 VgV kann jedes Unternehmen bzw. jede natürliche Person aus dem Liefer- und Dienstleistungsbereich stellen. Der Antrag auf Eintragung in das amtliche Verzeichnis setzt eine erfolgreich abgeschlossene Präqualifikation voraus. Sie ist die Basis für die Eintragung in das von den IHKs im Liefer- und Dienstleistungsbereich geführte amtliche Verzeichnis. Insofern führen die PQ-Stellen die bundeseinheitliche Präqualifikation von Liefer- und Dienstleistungsunternehmen sowie von freiberuflich Tätigen (ehemalige VOF-Tätigkeiten) durch. Die Präqualifizierung von Bauleistungen ist davon nicht umfasst.

Präqualifizierungsstellen (PQ-Stellen) sind Einrichtungen, die die Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen auf der Basis der einschlägigen Rechtsvorschriften unabhängig und neutral überprüfen. Zu diesen Einrichtungen zählen die Auftragsberatungsstellen sowie IHKs selbst. Das Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis für öffentliche Aufträge (ULV) der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Umwelt Berlin gilt als Präqualifikationsverzeichnis für Berlin.

Örtliche Zuständigkeit

(1)

Die IHK, in deren Kammerbezirk das beantragende Unternehmen seinen Sitz hat, ist für die Bearbeitung des Antrags auf Eintragung in das amtliche Verzeichnis zuständig, es sei denn, diese IHK hat die Aufgabe auf eine andere IHK übertragen.

(2)

Über die Zuständigkeit zur Eintragung ausländischer Unternehmen haben die IHKs eine Vereinbarung getroffen.

(3)

Die IHKs sind für die Eintragung aller Unternehmen einschließlich Handwerksbetrieben und freiberuflich Tätigen zuständig, die im Liefer- und Dienstleistungsbereich tätig sind.

(4)

Die Präqualifikation erfolgt durch die PQ-Stelle, die von der aufgrund des Hauptsitzes des Unternehmens örtlich zuständigen IHK damit beauftragt wurde. Ausnahmeregelungen können in begründeten Fällen auf schriftlichen Antrag des zu präqualifizierenden Unternehmens getroffen werden. Unselbstständige Zweigstellen und Betriebsstätten sind grundsätzlich der Hauptniederlassung zuzuordnen. Selbstständige Niederlassungen sind eigenständig im Bundesland ihres Sitzes zu präqualifizieren.

Antragsbearbeitung

(1)

Die IHK überprüft den Antrag mit den vorliegenden Unterlagen und Angaben. Über ihre Entscheidung erstellt sie einen Verwaltungsakt mit Rechtsbehelfsbelehrung und macht ihn dem Unternehmen gegenüber bekannt.

(2)

Im Falle einer positiven Prüfung gibt sie die Daten zur Eintragung im amtlichen Verzeichnis (www.amtliches-verzeichnis.ihk.de) frei.

(3)

Das Unternehmen erhält mit dem Bescheid das Zertifikat über die Eintragung ins amtliche Verzeichnis (Gültigkeit zwölf Monate) ausgestellt und unterschrieben in schriftlicher Form und/oder elektronischer Form zugesandt. Das Zertifikat enthält die individuellen Nummern, die für die Einsicht der elektronisch hinterlegten Einzelnachweise in der Dokumentendatenbank durch die öffentlichen Auftraggeber notwendig ist.

(4)

Der Gebührenbescheid mit Rechtsbehelfsbelehrung wird gefertigt und dem Unternehmen ebenfalls bekannt gemacht.

Änderung unterjährig

(1)

Die Gültigkeit der Eintragung in das amtliche Verzeichnis beträgt ein Jahr, beginnend mit dem Tage der Ersteintragung in das Verzeichnis. Änderungen bei Angaben oder bei Dokumenten hat der Antragsteller der PQ-Stelle unverzüglich mitzuteilen.

(2)

Sind die Voraussetzungen für eine Präqualifizierung bzw. eine Eintragung im amtlichen Verzeichnis nicht mehr erfüllt, prüft die IHK, ob der Eintrag gelöscht werden muss.

Vorgeschaltetes Präqualifizierungsverfahren

(1)

Die Frist für die Prüfung des Antrags beginnt zu laufen, sobald die PQ-Stelle einen vollständigen und widerspruchsfreien Antrag einschließlich der geforderten Eignungsnachweise erhalten hat und die Bearbeitungskosten eingegangen sind. Die Frist soll drei Wochen nicht überschreiten.

(2)

Die PQ-Stelle stellt die Übereinstimmung des vollständigen und zweifelsfreien Antrags sowie der Eignungsnachweise mit der Liste der Eignungsnachweise (Anlage 2) fest.

(3)

Mitarbeiter der PQ-Stellen, die Präqualifizierungstätigkeiten ausführen, sind sachkundig und unparteiisch. Sie sind zur Verschwiegenheit im Hinblick auf ihre Präqualifizierungstätigkeit verpflichtet. Es ist sicherzustellen, dass niemand mit Eigeninteressen am Ausgang bestimmter Präqualifizierungsverfahren an Entscheidungen beteiligt wird. Die PQ-Stellen müssen einen verantwortlichen Leiter haben.

(4)

Die Prüfung und die darauf aufbauende Entscheidung erfolgen unter Beachtung des Vier-Augen-Prinzips. Liegen berechtigte Zweifel oder Verdachtsmomente vor, dass zwingende oder fakultative Ausschlussgründe vorliegen, ist die PQ-Stelle verpflichtet, z. B. die Vorlage eines aktuellen Originalauszugs aus dem Bundeszentralregister zu verlangen oder bei konkreten Verdachtsmomenten über kartellrechtliche Verstöße weitere Informationen bei dem Antragsteller oder Dritten dazu einzuholen.

(5)

Selbstreinigungsmaßnahmen des beantragenden Unternehmens sind unbeachtlich. Ob sie zwingende oder fakultative Ausschlussgründe gegenstandlos machen, entscheidet allein der öffentliche Auftraggeber.

(6)

Im Falle einer Änderung der Angaben des Unternehmens gilt Folgendes:
Die Löschung der Eintragung muss erfolgen, weil das Unternehmen

	aa)	nicht mehr die Voraussetzungen für die Präqualifizierung erfüllt,
	bb)	falsche Angaben zu seiner Präqualifizierung gemacht hat oder
	cc)	die Löschung beantragt hat.

Die PQ-Stelle informiert die zuständige IHK über den Sachverhalt und nimmt die Präqualifizierung zurück.

(7)

Das Unternehmen erhält im Falle eines Antrags auf Eintragung ins amtliche Verzeichnis eine entsprechende Nachricht über die erfolgreich abgeschlossene Präqualifikation mit dem Hinweis, dass die Angaben und Dokumente an die zuständige IHK übermittelt wurden.

(8)

Das Unternehmen wird spätestens sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit der Präqualifikation darüber informiert.

Ablehnung

(1)

Die Präqualifizierung wird abgelehnt, wenn das Unternehmen vorsätzlich falsche Eignungsnachweise nach der Liste vorgelegt oder Eigenerklärungen abgegeben hat. Ein neuer Antrag kann in diesem Fall nach Ablehnung nicht vor Ablauf von 24 Monaten gestellt werden.

Die Präqualifizierung kann abgelehnt werden, wenn

a)	nach Antragstellung die Zahlung des Entgelts für die Präqualifizierung trotz Fälligkeit und zweimaliger Zahlungsaufforderungen nicht erfolgt,
b)	die Zahlung des Entgelts für die Präqualifizierung zwar erfolgt ist, der Antragsteller jedoch trotz zweimaliger Aufforderung und Setzung einer angemessenen Frist die geforderten Eignungsnachweise nicht beziehungsweise unvollständig einreicht oder
c)	keine Eintragung im Bundes-/Gewerbezentralregister vorhanden ist, die Verfehlung aber so schwer wiegt, dass eine Ablehnung gerechtfertigt ist.

(2)

Wird der Antrag abgelehnt, teilt die PQ-Stelle dem Antragsteller dies unter Nennung der Ablehnungsgründe mit. In den Fällen des Abs. 1 a) – c) kann ein neuer Antrag nach Ablehnung nach Ablauf von sechs Monaten gestellt werden.

(3)

Die Eintragung ins amtliche Verzeichnis wird abgelehnt, wenn

das Unternehmen nicht präqualifiziert ist oder
sich nach der Präqualifizierung, aber vor der Eintragung ins amtliche Verzeichnis herausstellt, dass die Voraussetzungen für eine Eintragung nicht vorliegen, weil der IHK Informationen vorliegen, die zu einer Ablehnung des Antrags führen.

(4)

Wird der Antrag abgelehnt, teilt die IHK dem Antragsteller dies unter Nennung der Ablehnungsgründe mit.

Datenschutz

(1)

Die Daten aus dem Antrag und die eingereichten Unterlagen werden von der PQ-Stelle und der IHK nur verarbeitet zum Zwecke der Präqualifizierung und der Eintragung ins amtliche Verzeichnis.

(2)

Unterlagen und Informationen, die im Zusammenhang mit der Präqualifizierung einge-reicht wurden, werden vertraulich behandelt. Sie verbleiben bei der PQ-Stelle oder werden auf Wunsch des Unternehmens an dieses zurückgesandt. Die PQ-Stelle gewährt nur dem Antragsteller/dem präqualifizierten Unternehmen selbst Einsicht in Dokumente und Unterlagen, die als Nachweis der Präqualifizierung zu Grunde liegen, sowie der zuständigen IHK.

(3)

Jeder kommerzielle Gebrauch oder jede nicht dem Zweck der Präqualifizierung dienende Nutzung von Unterlagen, die im Zusammenhang mit Präqualifizierungen eingereicht wurden, findet nicht statt.

(4)

Die Registrierung begründet keinen Anspruch auf die dauerhafte Verfügbarkeit der Da-tenbank. Insbesondere kann es im Rahmen von Wartungsarbeiten zu Ausfallzeiten kommen. Daher hat der Nutzer keinen Anspruch auf permanenten und störungsfreien Zugang und Betrieb des Portals.

Informationspflichten

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Aufnahme Ihres Unternehmens in das amtliche Verzeichnis. Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus § 48 Abs. 8 Vergabeverordnung. Die das amtliche Verzeichnis führende Stelle benötigt Ihre Daten, um Ihren Antrag auf Eintragung zu bearbeiten.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich ist die jeweils örtlich zuständige Industrie- und Handelskammer. Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie bitte hier und auf der folgenden Seite den Link auf die Webseite der Industrie- und Handelskammer

Kontaktdaten der betrieblichen Datenschutzbeauftragten
Verantwortlich ist die jeweils örtlich zuständige Industrie- und Handelskammer. Um weitere Informationen zu den Datenschutzbeauftragen erhalten, klicken Sie bitte hier und auf der folgenden Seite den Link auf die Webseite der Industrie- und Handelskammer

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden dafür erhoben, um Ihren Antrag auf Eintragung ins amtliche Verzeichnis bearbeiten zu können.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO in Verbindung mit § 48 Abs. 8 VgV verarbeitet.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:

die Stelle, die für die Präqualifizierung zuständig ist, die der Prüfung der Eintragungsvoraussetzungen vorgeschaltet ist,
den Deutschen Industrie- und Handelskammertag eV als gemeinsame Stelle für die Registerführung
öffentliche Auftraggeber, die das Verzeichnis für die Recherche von geeigneten Auftragnehmern nutzen
Betreiber von E-Vergabeplattformen, um bessere Möglichkeiten für die eingetragenen Unternehmen bei der Vergabe von nicht öffentlichen Aufträgen zu schaffen.

Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten kann damit nicht garantiert werden. Ihre Daten können über die Webanwendung auch in Drittländern abgerufen werden, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden für die Dauer der Eintragung im amtlichen Verzeichnis gespeichert.

Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO) verlangen. Dann ist jedoch eine Eintragung im amtlichen Verzeichnis nicht mehr möglich.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die für die IHK zuständige Aufsichtsbehörde wenden.